Quanto Tempo seu Escritório Perde Catando Dados em Documentos?

O Trabalho que Consome o Escritório sem Aparecer no Resultado

O Judiciário brasileiro encerrou 2024 com 80,6 milhões de processos pendentes, segundo o Relatório Justiça em Números 2025, do CNJ. Só naquele ano foram ajuizados 39,4 milhões de novos casos. Por trás de cada processo existem documentos: petições, sentenças, fichas, contratos, holerites, procurações, laudos.

Na grande maioria dos casos, esse alguém é um advogado, um estagiário ou um assistente com formação jurídica, fazendo trabalho de digitação.

📊 O que o PerfilADV Revela sobre a Advocacia Brasileira

O PerfilADV, 1º Estudo Demográfico da Advocacia Brasileira, realizado pelo CFOAB em parceria com a FGV e publicado em 2024, entrevistou mais de 45 mil profissionais. Entre os dados revelados:

A Conta que o Escritório Precisa Fazer uma Vez

Esta é a conta simples que recomendamos a qualquer gestor jurídico:

Na maior parte dos casos, essa conta revela algo desconfortável: o escritório paga um profissional com formação jurídica para executar um trabalho que poderia ser terceirizado por uma fração do custo, e entregue em uma fração do tempo.

Os Cenários em que esse Custo Aparece com Mais Frequência

Ações Coletivas e Substituição Processual

Quando um escritório trabalhista atua em regime de substituição processual, a transição para ações individuais exige a individualização de cada substituído: nome, CPF, endereço, data de admissão, data de demissão e, em alguns casos, verificação de prescrição. Quando os dados estão dispersos em documentos digitalizados, fichas manuscritas ou arquivos despadronizados, o trabalho manual pode levar semanas.

Organização de Carteira Previdenciária ou Cível

Escritórios previdenciários e cíveis acumulam carteiras extensas com dados dispersos em documentos físicos, e-mails, petições antigas ou arquivos PDF não estruturados. Quando o escritório precisa migrar de sistema, atualizar sua base ou simplesmente entender o que tem, alguém precisa vasculhar esse material e organizar as informações em um formato utilizável. Sem planilha estruturada, nenhuma ação estratégica é possível.

Levantamento de Prazos e Datas em Acervos Históricos

Quando um cliente traz um acervo de processos antigos para auditoria, análise de prescrição ou preparação de ação revisional, identificar datas de distribuição, audiências, trânsitos em julgado e marcos processuais dispersos em centenas de páginas é trabalho puramente operacional. Não exige julgamento jurídico. Exige atenção, método e tempo.

Migração para Novo Sistema de Gestão Jurídica

A troca de sistema é um momento crítico para qualquer escritório. Os dados precisam estar estruturados antes de qualquer importação, e frequentemente o acervo existente não está no formato exigido pela nova plataforma. Esse trabalho de preparação, quando feito internamente, pode imobilizar a equipe por semanas.

Por que Fazer esse Trabalho Internamente Custa Mais do que Parece

A lógica usual é: "pedimos para o estagiário ou o paralegal organizar isso". Funciona para volumes pequenos. Para volumes maiores, essa lógica esconde custos e riscos que raramente são contabilizados:

O que Significa Terceirizar esse Trabalho, e o que Não Muda

Existe uma objeção comum quando o assunto é terceirizar trabalhos com documentos: "nossas informações são confidenciais". Essa preocupação é legítima. A resposta está no protocolo.

Como Funciona: do Envio à Planilha

Para Quais Escritórios Faz Sentido

O serviço foi desenhado para escritórios e departamentos jurídicos que lidam com volume. Faz sentido especialmente para quem:

• Atua em ações coletivas ou substituição processual e precisa individualizar dados antes de ajuizar as ações individuais.
• Tem carteira previdenciária, trabalhista ou cível extensa e precisa organizar ou atualizar sua base de clientes a partir de documentos.
• Está migrando de sistema e precisa estruturar o acervo histórico antes da importação.
• Recebeu um acervo de processos antigos, por transferência de carteira ou fusão de escritórios, e precisa entender o que tem.
• Precisa levantar valores, datas, condenações ou prazos de um lote grande de processos para análise financeira ou estratégica.

🔐 Sigilo e LGPD: Como Operamos

A Pergunta que Fecha o Argumento

Existe um trabalho que seu escritório sabe que precisaria fazer, organizar aquele acervo, estruturar aquela carteira, levantar aqueles dados, mas que nunca sai do papel porque não tem quem faça sem comprometer a operação do dia a dia?

Tem um Acervo para Organizar ou um Prazo Apertado?

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📌 Sobre este Artigo, Fontes e Base Informativa

Este artigo foi elaborado com base exclusivamente em dados públicos e verificáveis.